Por que projetos falham?
Uma fato não tão incomum de acontecer é projetos que falharam. Mas, por que projetos podem falhar? Irei está discutindo um pouco sobre os motivos pelos quais projetos podem vim a falhar, com base na experiencia do autor Fernando C. Barbi, e discussões ao decorrer.
Indiscutivelmente um Gestor de Projetos (GP) tenta se prevenir de qualquer fator que possa levar ao fechamento ou encerramento do projeto. Segundo o Autor as causas dos projetos são rastreáveis, podendo ser a combinação de varias delas ou uma delas:
Causa #1. Expectativas irrealistas
Reafirmando a ideia sobre o gerenciamento das expectativas tanto no campo pessoal, como campo profissional, tal gerenciamento poder ser o segredo para uma vida mais plena e menos estressante. Criar grandes expectativas que muitas fezes podem ser impossível de alcança em determinadas condições, acaba gerando frustrações e declínio da saúde física e psicologia. Isso pode levar alguém a julgar resultados bom sobre um óptica irrealista e os considera ruins. Em fim na gerencia de projetos isso pode ocorre de forma similar.
O projeto pode falhar se o crononograma e escopo ficarem muito apertados e dessa forma fica difícil gerenciar imprevisto e ter tempo para analisar e reanalisar soluções. O Gerente de Projetos (GP) precisa entender o limiar das expectativas e da realidade atual, seja pela cultura da empresa, e restrições necessárias no momento. A analise entre profissionais mais experiente irá ajudar a reafirmar as expectativas e analisar os aspectos atuais do planejamento.
Causa #2. Planejamento deficiente
Uma analise de Fernando (texto o qual selecionei para ter uma base), afirma que planejar um projetar é mais uma arte do que ciência. Eu particularmente concordo, principal quando de forma meio que informal prototipamos um projeto.
A base de bom planejamento não são ferramentas sofisticadas, nem conhecimentos exorbitantes sobre planejamento, as vezes tudo se limita a uma boa premissa. Por exemplo, você espera que um determinada tarefa tem taxa de entrega de 90%, porém o fornecedor falha em 40% das vezes. Com uma erro de 30% (10% - 40%) talvez seu planejamento seja drastricamente afetados. Quando consideramos um processo as vezes não consideramos um fator externo que por ventura venha a prejudicar o processo. Outro exemplo seria quando uma funcionário chave na execução de determinada função fosse hospitalizado por algum motivo, ou pedisse demissão.
Fatores como esse devem ser analisados e esse evento pode alterar um processo que por efeito domino pode afetar gravemente outro processo dependente. “Nos processos de Gestão de Riscos, deve-se identificar os fatores relevantes procurar medir, ou estimar, qual o possível impacto no resultado final.”
Causa #3. Falha no controle de desempenho
Uma coisa básica mas que muita vezes não ser torna um habito é o rastreamento do desempenho. Pudesse se tornar irrelevante a maneira com que os GPs acompanha o projeto, seja por meio de relatório, vídeo chama ou contato cara-a-cara, o essencial é que o acompanhamento seja regular e permanente, ou seja, vire uma rotina. Caso uma tarefa seja desgastante, cansativa, melhore-a, automatize-a, inove mas faça de alguma forma. O “Efetio Hawthorne” explica que variações no ambiente pode interferir na produtividade, seja o supervisionamento aumentar a produtividade e não variações de luz como os pesquisadores tentaram analisar.
Métricas de desempenho são difíceis de medir, uma vez analisar pode quantidade de linhas de código, por exemplo, não indicação qualidade, como também entregas. De acordo com autor Fernando um bom indicador deve ser simples, porém não tão simples ao ponto de esconder o que se realmente deseja medir, no caso a quantidade de código de boa qualidade. Ele cita a fórmula: "tudo o que se deseja obter deve ser medido".
Causa #4. Falta de liderança efetiva
O autor cita que o ambiente pode muitas vezes influencia os Gerentes de Projetos (GPs). Muitas organização por serem mais antigas, pode possuem conceitos mais ingressados e rígidos o que interferente na posição de liderança dos GPs. Este que absorveram este cultura organizacional, e os funcionários iram seguir essa metodologia o que pode dificultar a criação do papel do líder pelos GPs.
Como resultado o contato com os GPs pelo funcionários irá ser mais restrito e problemas simples (como de equipes) não chegando aos GPs pode causar instabilidade na execução do processo. Fernando ressalta que quanto maior o projeto maior a “inércia” ( resistência a mudança) e maiores os problemas(ruídos). Muitos firmam que os pequenos ruídos se dissipam por si só, mas na pratica eles possam não ser tão pequenos podem gerar um problema maior. Ou seja, quanto mais o GP conhece melhor será a execução do processo.
Causa #5. Falta de skills dos membros do time de projeto
Um bom gerenciamento das habilidade dos membros da equipe é fundamental para se ter uma noção do que se pode esperar. Na contratação por exemplo, é fundamental especificar ao máximo as habilidades e competências dos cargos procurados. Isso irá evitar contratar um profissional o qual possua habilidades não condizentes com o projeto. Porém, muitas das vezes o escopo do projeto muda e a equipe não foi selecionada para aquela atividade, nesse caso deverá ser feita uma avaliação se é melhor trocar os componentes que não atendem a demanda, ou retreina-los. De forma geral a dica é agir o quantos antes e ajustar os planos, a esperar o barco afunda.
Causa #6. Falta de motivação do time e dos interessados
Um dos fatores cruciais no projeto é sem dúvida a equipe e sua gestão. Uma gestão fraca penaliza a equipe, e uma equipe desmotivadas dificulta o trabalho da gestão. Um exemplo, interessante de fraca gestão é quanto o GP se compromete a fazer algo, porém acaba sendo barrado posteriormente pela gestão superior, ou outro fator. Porém, o envolvidos e beneficiado que iriam usufruir daquele compromissão perder a credibilidade com o gestor e sua produtividade poderá cair. Sem contar que a depender do que era esperado, muitos poderam procurar alternativas, como outras companhias. O GP deverá sempre está consciente de suas decisões, bem como conhecer a situação dos componentes da equipe.
Causa #7. Falta de apoio dentro da organização
O apoio dentro da organização patrocinadora, dos usuários do projeto é de fundamental importância para o sucesso do projeto. Uma vez que o projeto precisa ser analisado pela organização, usuários que requisitou, necessitam, ou venham a utilizar o projeto. O apoio dos stakeholders é de fundamental importância uma vez que este fornecer recurso de precisam fornecer recursos de tempo para analise e acompanhamento do projeto.
Causa #8. Falta de recursos
O GP pode antecipar a falta de recursos caso uma boa gestão seja implantada no projeto. Qualquer organização está sujeita a momentos momentâneos de dificuldade. Porém, sempre existirá um causa, e partindo desse pressuposto ele talvez possa ser previsto. Fica a cargo do GP ficar atento aos sinais que possam influencia negativamente no projeto. É sempre aconselhável em caso de problemas com a equipe tratar dos problemas abertamente ao invés de deixar rumores circulando a organização o que poderá afetar muito mais o desempenho. Em caso de corte de orçamento antecipar a redução de custos, e somente por ultimo decidir por encerrar o projeto. Porém, sempre procurar deixar resultados palpáveis, mesmo que não os originais planejados. Uma vez que de acordo com Fernando, retornar o projeto de algo papel é mais provável quando a estabilidade voltar.
Conclusão
Independente das causa do cancelamento do projeto é sempre aconselhável manter um grau de comunicação, efetuando assim uma reunião para analise das causa do encerramento das atividade, o que pode ser aprendido e aprimorado. O GP tem o papel de sempre está a parte e proporcional um ambiente confortável e de dialogo.
O autor sugere que todos analise sua mea culpa (“minha falha”), explorando pontos que poderia ter abordado de outra forma, sem expor os outros componentes. O GP deve assumir que o grupo fez o que pode para evitar o cancelamento do prjeto, extrair as lições e apresentar um resumo a para todos.
Fernando afirma:
“De toda forma, planejamento e comunicação são as duas atribuições críticas que o GP não deve delegar. “
Referência e texto original:
Fernando C Barbi, PMP, Porque falham?, Gestão de Projetos - Disponível em: http://www.gestaodeprojeto.info/porquefalham, Acessado em: 24/01/2016
Postagens
Nenhum comentário